Browse By

Kỹ năng thuyết trình: 6 Nguyên Tắc Vàng Khi Trình Bày

Mấu chốt của thuyết trình hiệu quả là khán giả phải chú ý, hiểu, đồng tình, có cảm xúc và hành động theo thông điệp của bạn. Tuân theo 6 nguyên tắc vàng sau đây sẽ giúp bạn trở thành bậc thầy thuyết trình.

Đơn giản

1. Tìm ra cái cốt lõi

Để lột trần ý tưởng đến tận cốt lõi đòi hỏi chúng ta phải là những bậc thầy của nghệ thuật “loại bỏ”. Ta không được phép chần chừ trong việc loại bỏ để tìm ra một ưu tiên duy nhất. Những thông điệp chúng ta tạo ra phải vừa đơn giản, vừa sâu sắc. Nguyên Tắc Vàng nằm ở mô hình tận cùng của sự đơn giản: một câu khẳng định đơn nhất nhưng sâu sắc đến độ khiến chúng ta bỏ cả cuộc đời để học cách làm theo. Các ý tưởng đơn giản có giá trị hữu ích trong việc định hướng hành vi.

2. Gói ghém nhiều thông tin trong 1 lời truyền đạt cô đọng:

Sử dụng những thứ sẵn có: chạm vào những hình dung tồn tại từ trước.

Ví dụ: “Pomelo” là gì?

Giải thích 1: Pomelo là một loại cây ăn quả thuộc họ cam quýt. Vỏ ngoài rất dày nhưng mềm và dễ bốc. Quả chính bên trong có màu vàng tươi hoặc hồng san hô và có thể mọng nước hoặc hơi khô, có thể có vị the ngọt hoặc thơm và chua.

Giải thích 2: Pomelo về cơ bản là một loại bưởi rất lớn với lớp vỏ dày và mềm.

Giải thích 2 cắm một lá cờ lên khái niệm bạn đã biết: quả bưởi. Khi chúng tôi nói với bạn rằng pomelo là một loại bưởi, bạn sẽ hình dung ra trong đầu quả bưởi. Rồi chúng tôi bảo bạn thay đổi hình ảnh đó: “rất lớn”. Quả bưởi bạn hình dung ra theo đó cũng sẽ to lên.

Cách này giúp chúng ta học được 1 khái niệm dễ dàng hơn bằng cách buộc nó vào một khái niệm mà ta đã biết, và ta gọi đó là giản đồ đã có. Các giản đồ bao gồm nhiều thông tin đã được thu sẵn chứa trong trí nhớ của chúng ta. Bằng cách gợi lại những giản đồ đã biết, chúng ta tiếp thu một khái niệm mới nhanh hơn nhiều. Sử dụng các giản đồ giúp chúng ta cải thiện khả năng hiểu và khả năng ghi nhớ.

Sử dụng phép đối chiếu tương đương

Các phép đối chiếu tương đương giúp thay một thứ khó hiểu bằng một thứ dễ hiểu.

Ví dụ: So sánh bộ não con người với máy vi tính. Hoạt động của máy tính dễ xác định hơn hoạt động của bộ não. Vì lý do này, các nhà tâm lý học có thể thành công bằng cách sử dụng các khía cạnh đa dạng, dễ hiểu của máy tính – như bộ nhớ, tầng đệm, hay bộ xử lý – làm cảm hứng cho việc định vị các cơ quan chức năng tương tự trong bộ não.

Đơn giản = cốt lõi + cô đọng

Bất ngờ

1. Làm cách nào để thu hút sự chú ý của mọi người?

6-nguyen-tac-vang-de-thuyet-trinh-hieu-quaSự ngạc nhiên khiến chúng ta chú ý. Sự ngạc nhiên xảy ra khi các hình dung của chúng ta thất bại, và nó chuẩn bị giúp chúng ta hiểu được tại sao lại xảy ra sự thất bại đó. Khi cỗ máy phỏng đoán của chúng ta thất bại, sự ngạc nhiên chiếm lấy sự chú ý của chúng ta, thôi thúc ta đi tìm nguyên nhân sự thật, thôi thúc chúng ta tưởng tượng ra các khả năng khác, và tìm ra cách tránh khỏi cảm giác kinh ngạc trong tương lai.

Cảm giác kinh ngạc khiến chúng ta muốn tìm ra câu trả lời – để giải quyết câu hỏi tại sao chúng ta ngạc nhiên – và cảm giác ngạc nhiên càng lớn đòi hỏi câu trả lời càng lớn. Nếu chúng ta muốn khiến mọi người chú ý, chúng ta nên nắm lấy sức mạnh của những điều khiến người khác kinh ngạc.

2. Làm cách nào để duy trì sự chú ý của người nghe?

  • Những điều bí ẩn có sức mạnh rất lớn, bởi chúng khiến ta muốn tìm ra đáp án. Những điều bí ẩn tồn tại bất cứ nơi đâu không có câu trả lời rõ ràng.
  • Tạo ra những “bước ngoặt”. Mỗi bước ngoặt sẽ kéo theo sự hiếu kỳ. Khán giả sẽ tự hỏi: “Điều gì sẽ xảy ra tiếp theo? Hay “Kết cục sẽ như thế nào?”. Ham muốn đó giúp chúng ra giữ được sự hứng thú.
  • “Lý thuyết lỗ hổng” của sự hiếu kỳ: Sự tò mò xảy ra khi chúng ta thấy 1 lỗ hổng trong kiến thức của chúng ta. Mẹo để khiến đối phương tin rằng họ cần thông điệp của chúng ta là trước tiên phải nhấn mạnh 1 vài kiến thức cụ thể mà họ chưa biết. Chúng ta có thể đặt ra một câu hỏi hoặc câu đố khiến người nghe phải đối mặt với lỗ hổng trong kiến thức của họ. Chúng ta có thể thử thách họ đoán trước kết quả.

Cụ thể

Một ngày hè nóng bức nọ, Cáo tản bộ qua vườn cây ăn quả và nhìn thấy 1 chùm nho chín trên giàn nho. “Đúng là thứ giải khát đây rồi”, nó nói. Lùi lại mấy bước, nó chạy rồi nhảy lên chỗ những quả nho nhưng trượt mất. Làm đi làm lại hoài mà chẳng được, cuối cùng mệt quá nó bỏ cuộc. Bước đi và hếch mũi lên cao, nó nói: “Mình chắc chắn đấy là nho chua”. Rất dễ khinh thường những thứ bạn không thể có được.

Câu chuyện ngụ ngôn “Con cáo và chùm nho” trên đây đã tồn tại trong ngôn ngữ và lối suy nghĩ hằng ngày của hàng chục nền văn hóa. Sở dĩ như vậy là vì nó phản ánh được một chân lý uyên thâm về bản chất con người nhưng nó được mã hóa qua những hình ảnh cụ thể gợi lên trong câu chuyện – chùm nho, con cáo, câu bình luận của con cáo chê nho chua – giúp thông điệp của nó tồn tại.

Sự trừu tượng khiến việc hiểu và nhớ một ý tưởng nào đó trở nên khó khăn hơn rất nhiều. Nó cũng khiến ta khó phối hợp hành động với người khác, vì họ có thể sẽ hiểu khái niệm trừu tượng này theo những cách khác. Sự cụ thể giúp ta tránh được những vấn đề này.

Điều gì khiến một thứ gì đó trở nên cụ thể?

  • Nếu bạn có thể kiểm tra nó bằng giác quan của bạn, đó chính là cụ thể. Thường thì tính cụ thể được hiểu là những người cụ thể làm những việc cụ thể. Ví dụ: “Dịch vụ khách hàng đẳng cấp thế giới” là trừu tượng, nhưng chuyện một nhân viên ủi áo sơ mi cho khách là cụ thể.
  • Cụ thể đồng nghĩa với dễ nhớ. Thực nghiệm về trí nhớ con người cho thấy, chúng ta giỏi nhớ những danh từ cụ thể, dễ hình dung ra được hơn là những danh từ trừu tượng. Những từ ngữ hay hình ảnh nào có thể gợi lên cảm xúc và ký ức, chúng ta sẽ dễ nhớ hơn.
  • Tìm ra một thứ ngôn ngữ chung nhất mà ai cũng có thể hiểu được, và tất nhiên, ngôn ngữ đó phải vô cùng cụ thể. Ví dụ: Các ngài kỹ sư nghĩ rằng: “Mình phải làm gì những bản vẽ này tốt hơn nhỉ?”, thì các gã thợ máy lại nghĩ: “Sao các ông không xuống xưởng và chỉ chúng tôi xem cái phần nào lắp vào chỗ nào cho xong?

Đáng tin cậy

Tìm kiếm lòng tin

  • Để thông điệp của chúng ta đáng tin, hãy viện dẫn các cơ quan hoặc người có thẩm quyền đáng tin cậy, đó là các chuyên gia hay những người đã đạt được thành quả trong lĩnh vực đó.
  • Tuy nhiên, đôi khi phản-thẩm-quyền còn hiệu quả hơn thẩm-quyền. Pam Laffin là ngôi sao của hàng loạt quảng cáo chống hút thuốc lá phát triển trên truyền hình vào giữa những năm 1990. Laffin không phải người nổi tiếng hay một chuyên gia sức khỏe gì cả. Cô ấy là người nghiện thuốc. Thông điệp chống hút thuốc lá trở nên có sức mạnh và tác động mạnh mẽ vào mọi người khi được nói ra từ một người đã nghiện thuốc và phải gánh chịu những hậu quả kinh khủng như thế nào.
  • Nhưng không phải lúc nào chúng ta cũng có một thế lực thẩm quyền bên ngoài xác minh cho thông điệp của chúng ta; hầu hết trường hợp của các thông điệp của chúng ta phải tự xác minh cho chúng. Vì vậy, chúng ta phải có “uy tín tự thân”.
6-nguyen-tac-vang-de-thuyet-trinh-hieu-qua-2

Một số nguyên tắc chung trong việc tạo uy tín tự thân:

  • Sử dụng những chi tiết cụ thể. Chính các chi tiết là điều khiến cho một tuyên bố nào đó trở nên hữu hình và cụ thể, mang một vẻ thực tế và đáng tin hơn.
  • Sử dụng những chi tiết sống động. Chúng làm gia tăng mức độ tin cậy của một luận điểm, bởi nó giúp mọi người hình dung, mường tượng ra điều mà người truyền thông điệp muốn chuyển tải.
  • Sử dụng số liệu thống kê. Tuy nhiên, những số liệu dễ khiến khán giả ngái ngủ. Vì vậy, nên sử dụng số liệu thống kê dùng để minh họa cho một mối quan hệ, bởi cái mọi người cần nhớ là mối quan hệ chứ không phải là con số.

Làm sao có thể nói cho mọi người khả năng phá hủy khủng khiếp của kho hạt nhân thế giới? Nó quá mơ hồ và quá vô hình. Người ta không quan tâm đến chuyện có 4.135 hay 9.437 đầu đạn hạt nhân. Geoff Ainscow – một trong những nhà lãnh đạo của phong trào Bên Ngoài Cuộc Chiến kể lại một pha trình diễn đơn giản mà ông đã sử dụng trong các bài trình bày của mình. Ông luôn mang theo một cái xô, vào thời điểm thích hợp khi đang trình bày, ông sẽ lấy 1 viên đạn bi ra khỏi túi và thả nó vào cái xô rỗng. Viên đạn bi phát ra một tiếng ồn lớn khi nó dội bật lại rồi nằm yên. Lúc đó ông nói: “Đây là quả bom ném xuống Hiroshima.” Rồi ông dành ít phút miêu tả sức tàn phá của quả bom ở Hirishima. Rồi ông thả 10 viên đạn bi vào cái xô. Tiếng kêu phát ra ồn ào và hỗn loạn hơn. “Đây là hỏa lực của các tên lửa trên một chiếc tàu ngầm hạt nhân của Hoa Kỳ hay Liên Xô”, ông nói. Cuối cùng, ông yêu cầu mọi người nhắm mắt và nói: “Đây là kho vũ khí hạt nhân hiện nay của thế giới”, rồi ông rót 5.000 viên đạn bi vào cái xô. Tiếng ồn khiến ai cũng giật mình, thậm chí còn hoảng sợ. “Tiếng gào thét của những viên đạn bi cứ vang lên mãi”, ông nói, “Sau đó luôn là một sự im lặng chết chóc”. Đây là một phương pháp tài tình nhằm truyền tải một số liệu thống kê.

  • Nguyên tắc phạm vi con người
  • Sử dụng một dạng ví dụ cụ thể: Nếu bạn cung cấp lương thực cho một cơ quan thuộc Nhà Trắng, bạn có thể đánh bại mọi đối thủ để chiến thắng trong bất cứ một hợp đồng cung cấp lương thực nào.
  • Tín thư kiểm nghiệm được – đó là một kiểu “thử trước khi mua”. Nói cách khác, đó là chúng ta đưa ra một tuyên bố có thể kiểm chứng/phản chứng được.

Gợi cảm xúc

Mọi người đều tin rằng ăn nhiều thực phẩm chứa chất béo sẽ dẫn đến các vấn đề sức khỏe, không ai nghi ngờ điều đó cả. Nhưng niềm tin không nhất thiết phải khiến người ta đủ quan tâm để hành động.

Mục tiêu của việc khiến các thông điệp “gợi cảm xúc” là để khiến người nghe quan tâm. Cảm xúc sẽ khiến họ hành động. Hầu hết giới trẻ đều tin rằng hút thuốc lá là vô cùng nguy hại. Không ai hoài nghi về thông điệp đó cả. Thế mà các thanh niên vẫn tiếp tục hút thuốc.

Chúng ta phải làm gì để khiến người khác quan tâm đến các thông điệp của mình?

“Nếu tôi nhìn vào số đông, tôi sẽ không bao giờ hành động. Nếu tôi nhìn vào một cá thể, tôi sẽ hành động.” (Mẹ Teresa)

  • Giúp họ cởi bỏ Chiếc mũ Phân tích – tư duy với nhiều tính phân tích, mà hướng họ sang tư duy tình cảm.
  • Tạo ra những niềm thấu cảm đối với những cá nhân cụ thể.
  • Chỉ rõ những ý tưởng của mình gắn kết với những thứ mà mọi người vốn đã quan tâm.
  • Đánh vào lợi ích cá nhân họ hoặc nhóm của họ – những điều có ý nghĩa đối với họ; nhưng chúng ta cũng đánh vào ý thức bản thể của họ nữa – không chỉ ý thức về việc họ đang là ai mà còn là ý thức về việc họ muốn trở thành người như thế nào.

Câu chuyện

  • Những câu chuyện luôn tạo được rất nhiều cảm hứng cho mọi người. Nó tạo ra sự mô phỏng (kiến thức về cách hành động) và cảm hứng (động lực hành động). Đây là 2 yếu tố khơi nguồn để đi đến thành công.
  • Một ý tưởng đáng tin cậy sẽ khiến mọi người tin tưởng. Một ý tưởng gợi cảm xúc sẽ khiến mọi người quan tâm. Một câu chuyện thích hợp sẽ khiến mọi người hành động.
  • Kể chuyện là một cách dễ đưa thông điệp vào lòng người nhất. Bởi người ta có thể phản kháng trước một sự thật nhưng ít ai lại đề kháng trước một câu chuyện.
  • Tùy theo tình huống mà ta có thể xây dựng cốt truyện khác nhau:
  • Cốt truyện thách thức: truyền cảm hứng cho chúng ta bằng cách tác động vào sự bền chí và lòng can đảm của chúng ta, khiến chúng ta muốn nỗ lực nhiều hơn, dám đương đầu với những thử thách mới và vượt qua mọi trở ngại.
  • Cốt truyện kết nối: gây cảm hứng cho chúng ta theo chiều hướng hòa đồng, làm cho chúng ta muốn giúp đỡ người khác, bao dung hơn với người khác, hợp tác với người khác, yêu quí người khác.
  • Cốt truyện sáng tạo: khiến chúng ta muốn làm điều gì đó khác biệt, muốn trở nên sáng tạo, muốn thí nghiệm những phương pháp mới.

Bình luận

Bình luận